Agilidad y responsividad, son conceptos que están tomando relevancia en las organizaciones que son conscientes de un entorno VUCA: Volatilidad -Volatility-, Incertidumbre -Uncertainty-, Complejidad -Complexity- y Ambigüedad -Ambiguity.
En estos lugares, donde la eficiencia como organización ya no es necesariamente lo más importante para su supervivencia, sino la capacidad de adaptarse a los cambios de un mundo vuca, y no ser desplazado por propuestas emergentes y disruptivas, que se convertirán en el nuevo status quo, es decir, del retail de música a iTunes y de iTunes a Spotify…
Es importante mencionar que ser una organización ágil, no depende necesariamente de tener espacios abiertos, o contratar gente joven o consultores en agilidad, depende del sistema operativo en la que las empresas generan criterios para recibir retroalimentación, tomar decisiones y experimentar de forma ágil y rápida.
1. El Feedback
Una empresa que no ha sistematizado canales de feedback es equivalente a una persona sin hacer uso de sus sentidos.
Sistematizar canales nos ayuda a tener sensibilidad de qué es lo que está sucediendo a nuestro alrededor, y al organizarse, nos ayuda a encontrar patrones que darán pie a evidencia estructurada para la toma de decisiones.
Si bien las empresas buscan estructurar retroalimentación de forma periódica, por ejemplo, reuniones trimestrales, o planeación anual, se recomienda tener un flujo de información constante que combine los resultados con las experiencias.
- Los resultados nos ayudarán tener datos objetivos y medibles con respecto al performance de nuestros resultados
- Las experiencias nos ayudarán entender el por qué de los resultados, sean estos positivos o negativos y nos permitirán anticiparnos a tendencias o necesidades que emergen del contexto actual.
Este tipo de retroalimentación es la llave de la innovación y el motor de la agilidad como organización.
2. Tomar decisiones
Al tener evidencia numérica e insights que nos permitan entender la situación de mejor manera, llegará el momento de tomar decisiones.
Si la decisión solo depende de ti, pero en las organizaciones nos enfrentaremos en mayor o menor medida a la burocracia, que, aunque pareciera que tiene más contextos negativos que positivos, es aquella que norma las decisiones y asegura un correcto engranaje de la operación de la empresa.
Desafortunadamente esto a costa de tiempo valioso, que, por proteger la eficiencia, sacrifica la responsividad de que la empresa cambie de dirección cuando sea necesario. Para esto, hay 3 mejores prácticas que promueven la agilidad en toma de decisiones:
Empoderamiento: Esto sugiere en tener la capacidad de tomar decisiones según el rol que desempeñamos, establecer límites es muy práctico para empoderar a las personas, ya que les damos margen de maniobra para resolver cosas casi de manera inmediata. Clarificar estos límites y sus mejores prácticas será objeto de otro artículo 😉
Co-participación: En caso de que supere nuestros límites o involucre más stakeholders, la co-participación es algo que neutraliza la burocracia, ya que el estar los tomadores de decisión en un mismo lugar, agiliza los acuerdos y hace evidencia de implicaciones y riesgos a considerar, lo mejor es que no se trata de empujar una agenda unilateral, fue co-creada.
Hipótesis: Al terminar la co-participación, y con la finalidad de abordar la decisión como un experimento -Contexto VUCA, recuerdan… con tanta volatilidad e incertidumbre sería casi negligente tomar una decisión y etiquetarla como válida o cierta- Llegó el momento de generar una hipótesis, esa intención de responder a la evidencia que vimos en el feedback y así generar experimentos que nos den certidumbre.
3. Experimentar
Tenemos una hipótesis de hacia donde devería moverse la empresa, la recomendación es realizar experimentos de alto impacto y poco esfuerzo. (Catalogarlo dentro de una matriz con 2 ejes donde el eje X es impacto y el eje Y es esfuerzo nos ayuda a priorizar)
¿Por qué esfuerzo? Porque en nuestra experiencia es el criterio que hace síntesis de otros criterios relevantes, Esfuerzo es como decir: Tiempo, dinero y facilidad de implementación al mismo tiempo 😉
Así, tendremos claro qué o cuáles experimentos llevaremos a cabo para implementarlos.
El mindest de la agilidad
Bienvenidos a la sistematización de la experimentación, una vez llevado a cabo este ciclo, estaremos listos para iniciar nuevamente, en el feedback, y así, generar una maquinaria ágil que es perceptiva a los estímulos internos y externos de la organización a niveles cuantificables y cualitativos, con un mecanismo para toma de decisiones y un portafolio de experimentos para nuevas oportunidades de crecimiento. ¡Es momento de poner manos en acción!
POR: Arturo Ortega fundador de TCUX
