¿Por qué y para qué hacer juntas? A muchas personas no les gustan las juntas. “Que no te dé juntitis”, se dice por ahí con frecuencia, y es que la verdad hay algunas que pueden llegar a ser muy aburridas para que, al final, no se llegue a ninguna conclusión. Por lo que hace tiempo se puso de moda “evitar” las juntas. De hecho, recuerdo que había un libro que hablaba sobre la “juntitis”…
Por el otro lado, si no nos juntamos ¿cómo nos organizamos? ¿Cómo nos ponemos de acuerdo? ¿Quién coordina el trabajo? ¿Quién le da seguimiento? Es por esto que el tema de las juntas debe ser ¡el más importante para tu negocio! Sí, muy importante. Si puedes organizarte adecuadamente, en estas juntas tendrías que ocupar una buena parte de tu tiempo. Si, ¡y esto no es malo!
¿Cómo? Con un sistema de juntas efectivas. Tú y tus colaboradores podrán organizar el trabajo de manera que los puestos gerenciales hagan más tareas de organización y supervisión. Luego, está el tema del seguimiento. Nos juntamos, nos ponemos de acuerdo ¿y luego? ¡Hay que dar seguimiento! Llevar una minuta, registrar lo acordado, ponerle fecha a los acuerdos, y revisarla antes de la siguiente junta.
En el sistema de juntas efectivas para PYMES que propone Emyth, hay varios tipos de juntas, no todas son iguales y se recomienda tenerlas al inicio de la semana.
- TÁCTICA CON CABEZAS DE ÁREA: Es una junta semanal que tiene el dueño de la empresa (Dir. Gral) con los que le reportan directamente avances con el fin de resolver temas operativos inter-áreas. En ella, se habla sobre los temas “gerenciales”: se revisan indicadores, ventas, los gerentes o jefes de área interactúan entre sí.
- JUNTAS OPERATIVAS UNO A UNO CON CADA CABEZA DE ÁREA: Es una junta semanal que el dueño (Dir. Gral.) debe tener con cada cabeza de área, con cada uno de los que le reportan de forma individual. En ella, se ven aspectos operativos de esa área (Administración, Ventas, Marketing, Finanzas, etc.), del día a día, aspectos técnicos y en particular.
- JUNTA GENERAL MENSUAL: una PYME debe tener su junta general mensual donde el dueño (Dir. Gral) lee el objetivo estratégico (visión detallada de la empresa a 5 años) y comparte con todos los miembros de la empresa el “cómo vamos”. No se tocan temas puntuales, ni operativos. Ésta es meramente informativa.
- JUNTAS DE INTERRUPCION / EMERGENCIAS: Éstas son una de las más importantes a implementar: se realizan, por lo menos, una vez al día. Son “espacios” en donde cualquier persona de la empresa puede ir con el dueño (Dir. Gral) para tratar cualquier asunto. La regla aquí MUY IMPORTANTE a seguir es que nadie puede interrumpir al Dueño fuera de estos espacios por ningún otro medio. Las interrupciones constantes son una de las principales causas de falta de productividad en las PYMEs, y este tipo de espacios ayudan a resolver gran parte de este problema.
Al principio, puede sonar como que son demasiadas juntas; sin embargo, cuando empieces a organizar tu trabajo, verás que el tiempo te rinde mucho más y te vuelves mucho más productivo. Hemos implementado este sistema de juntas efectivas con miles de PYMEs y Emprendedores como tú con increíbles resultados, incrementando la productividad radicalmente de toda la empresa. Pero recuerda: tiene que implementarse exactamente como lo recomendamos, cualquier variación va a hacer que este sistema de juntas efectivas no funcione de la manera más óptima.
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