HAZLO LEGAL: RECOMENDACIONES PARA TU NEGOCIO

Antes de empezar a operar tu negocio, es necesario que cumplas con ciertos requisitos legales y administrativos. No hacerlo te expone a demandas, pérdidas económicas, problemas administrativos, conflictos entre socios o inversionistas, etcétera. Según información de Fundación ProEmpleo, sólo el 10% de las empresas mexicanas se protegen legalmente antes de comenzar a laborar. Este número cobra especial relevancia cuando consideramos que aproximadamente 75% de los emprendimientos cierran durante los primeros dos años de haber iniciado operaciones.

Analizando un poco más a fondo las razones por las que estas empresas emergentes quiebran, nos encontramos con datos de "El libro del fracaso", publicado por el Instituto del Fracaso y FuckUp Nights.

Es por esta razón por la que es indispensable contar con un profesionista que te ayude a realizar cada uno de los trámites necesarios y te aconseje para tomar las decisiones que más te convengan.

Según el reporte "Doing Business 2017: Igualdad de oportunidades para todos", un trabajo elaborado por el Banco Mundial que analiza el número de procedimientos, tiempos, costos y calidad de regulaciones federales y locales que impactan a las pymes a la hora de desarrollarse, México ocupa el puesto 47 de 197 países en facilidad para hacer negocios. Aunque cayó 2 puestos desde el 2016, sigue siendo la economía mejor calificada de América Latina y el Caribe, por encima de Colombia (53), Perú (54), Puerto Rico (55), Costa Rica (62), Jamaica (67) y Panamá (70).

De los 10 indicadores que toma en cuenta el análisis Doing Business para elaborar el ranking, México mejoró su calificación en tres: registro de la propiedad (+10), cumplimiento de contratos (+2) y permisos de construcción (+4); disminuyó su puntaje en cinco: apertura de empresas (-21), obtención de electricidad (-14), protección a inversionistas minoritarios (-2), pago de impuestos (-2), comercio transfronterizo (-1) y resolución de insolvencia (-1); finalmente, permaneció igual tan sólo en uno, obtención de crédito. Sin embargo, en éste último se ubica en el lugar número 5 a nivel global con un puntaje de 90.

El caso de Monterrey es muy similar al que se presentó de manera general para el país. En el rubro "Apertura de un negocio", sin embargo, ocupa el primer lugar a nivel nacional. Por otro lado, en "Manejo de permisos de construcción" obtuvo el puesto número 27; en registro de propiedades, el sexto; y en cumplimiento de contratos, el noveno. Los datos anteriores posicionan a Nuevo León en el lugar 13 de 32. El reporte, arroja, además, que en nuestra ciudad es necesario realizar 7 procedimientos para abrir un negocio (en América Latina y el Caribe son necesarios, en promedio, 8.3) y toma 8 días inscribir una empresa.

Tienes ya la idea de tu nuevo emprendimiento, te quebraste la cabeza con un buen nombre y branding, ya realizaste un estudio de mercado, sabes ya cómo llevar a cabo el servicio o producto que piensas lanzar, tienes previsto qué puestos necesitas contratar, te entregaron los logos e imagen, etcétera. Ya cumpliste con todos los pasos que como emprendedor normalmente te instan a tomar en cursos, talleres o podcasts. Sin embargo, antes de iniciar formalmente tu empresa es necesario que realices una serie de trámites federales, estatales y municipales.

Es importante, antes de que acudas con tu guía legal, que conozcas de manera general los pasos que necesitas realizar para abrir una empresa en nuestro estado y comenzar operaciones. Te presentamos, entonces, los siete más indispensables. Recuerda que estos pueden variar dependiendo del giro del negocio, por lo que es importante que acudas con tu abogado para resolver cualquier duda.

Por denominación o razón social se entiende "las palabras y caracteres que conforman el nombre de una sociedad o asociación, que permiten individualizarla y distinguirla de otras, sin considerar su régimen jurídico, especie, ni modalidad".

Este proceso, considerado un trámite federal, puede realizarse en línea (gob.mx) o de manera presencial en las delegaciones de la Secretaría de Economía (SE). El propósito de este primer paso es elegir y reservar el nombre que tendrá la empresa a lo largo de su vida productiva.

Una vez dentro del portal, debes registrarte con tu Firma Electrónica Avanzada e ingresar las denominaciones o razones sociales previstas para consultar su disponibilidad. En caso de estarlo, será dictaminada de manera favorable y podrás reservarla. Sin embargo, si ésta ya está en uso o no cumple los criterios, será rechazada y debes optar por otra.

Con el nombre ya reservado, acude con un Fedetario para continuar con el proceso. En caso de no contar con uno, dentro de tuempresa.gob.mx puedes consultar una lista en la que se detallan los tipos de Fedetarios (ya sean Corredores Públicos o Notarios Públicos) disponibles y su ubicación.

En pocas palabras, se trata de la formalización de los estatutos de la empresa y debe realizarse a través de un Notario. Con la autorización de uso de la denominación social del negocio, este profesionista puede ya notificar la utilización de ésta ante la Secretaría de Economía y realizar la Acta Constitutiva.

La escritura constitutiva proporciona los datos necesarios para el registro contable de la apertura de la sociedad. Te recordamos que hay seis tipos: (1) Sociedad en nombre colectivo; (2) Sociedad de responsabilidad limitada; (3) Sociedad anónima; (4) Sociedad en comandita por acciones; (5) Sociedad cooperativa; (6) Sociedad civil.

La inscripción de este contrato se realiza en el Registro Público de Comercio, ya sea de manera presencial o en línea (www.nl.gob.mx). De presentarse en ventanilla, es necesario que la Persona Física, Persona Moral, el Notario o Corredor Público entregue el Acta Constitutiva (original y una copia) y un comprobante de mayoría de edad. En nuestro estado se puede acudir a: Dirección de Registro Público de la Propiedad y el Comercio (Washington), el Segundo Distrito Registral (Cadereyta Jiménez) o el Noveno Distrito Registral (China).

El proceso en línea sólo lo pueden llevar a cabo Notarios o Corredores Públicos, quienes deben llenar la forma del Acta en www.siger.gob.mx.

Con el Acta Constitutiva protocolizada, se debe dar de alta la nueva sociedad mercantil para obtener el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) en el Servicio de Administración Tributaria (SAT), de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP).

Puede ser obtenido a través del portal en línea (https://www.rfc-sat.com.mx/), pero tiene que ser concluido en cualquier Administración Desconcentrada de Servicios al Contribuyente. Te recomendamos agendar una cita antes de presentarte de manera física. Lo puedes hacer en https://citas.sat.gob.mx/.

La papelería requerida varía según el caso, ya sea que lo solicites, por ejemplo, como persona moral o persona física. En el primer caso, sería necesario llegar con:

1. Acuse de preinscripción en el RFC, en caso de haber iniciado la solicitud a través del Portal del SAT.
2. Documento constitutivo protocolizado (copia certificada).
3. Comprobante de domicilio fiscal, cualquiera de los señalados en el inciso B) del apartado de definiciones del catálogo de servicios y trámites (original).
4. Poder notarial en caso de representación legal, que acredite la personalidad del representante legal (copia certificada), o carta poder firmada ante dos testigos y ratificadas las firmas ante las autoridades fiscales o ante Fedatario Público (original). Si fue otorgado en el extranjero deberá estar debidamente apostillado o legalizado y haber sido formalizado ante Fedatario Público mexicano y en su caso, contar con traducción al español realizada por perito autorizado.
5. Identificación oficial vigente del representante legal, cualquiera de las señaladas en el inciso A) del apartado definiciones del catálogo de servicios y trámites (original).
6. Entre otros que dependen de casos especiales (como misiones diplomáticas, sindicatos, empresas exportadoras de servicios, personas morales residentes en el extranjero, etcétera).

Este paso es indispensable, ya sea que tengas un trabajador o cien. Se trata de un trámite federal que, en caso de no llevarse a cabo a tiempo, puede hacerte acreedor de una multa fichada por el Instituto Mexicano del Seguro Social.

Como emprendedor o empresario, comienzas por darte de alta como patrón respondiendo el Alta Patronal según la modalidad (Persona Física, Persona Moral, etcétera). Puedes realizar este proceso en línea (www.imss.gob.mx) o en ventanilla. Después puedes ya inscribir a tus empleados.

Si quieres darte de alta como Persona Física, a través de Internet, ten a la mano tu CURP, RFC y correo electrónico. Por otro lado, si quieres presentarte como Persona Moral, prepara tu CURP y FIEL, esto con el propósito de realizar tu Alta Patronal e Inscripción en el Seguro de Riesgos de Trabajo.

Cuando te registras ante el IMSS, se hace la inscripción en el Instituto del Fondo Nacional de Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).

Este paso consiste en ingresar la información de la Persona Física o Moral para presentar aviso de inscripción ante la Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado y, más tarde, integrar el Padrón Estatal de Contribuyentes.

Lo tienen que realizar todas las personas físicas y jurídicas colectivas que realizan pagos en efectivo o especie por concepto de remuneraciones al trabajo personal llevado a cabo dentro del territorio de Nuevo León.

Este trámite es obligatorio, de acuerdo a la Ley de Cámaras Empresariales y sus Confederaciones, para todas las tiendas, comercios, fábricas, talleres o negocios. Esto con el propósito de promover la participación de las empresas mexicanas en las distintas ofertas y demandas del mercado nacional.

El registro lo puedes realizar (1) por medio de la visita de un promotor a la empresa, (2) por una visita directa en ventanilla o (3) a través de un correo certificado, fax o correo electrónico.

Te recordamos que no sólo se debe registrar la empresa, también es necesario actualizar de manera anual cada uno de los establecimientos inscritos en el SIEM.

En caso de que pienses construir, debes enviar una Solicitud de Licencias de Uso de Suelo, Edificación y Construcción ante el municipio que te corresponda. Para recibir dicho certificado necesitas copia de la identificación oficial y copia de la última boleta predial. Tiene vigencia de dos años, lo que significa que tienes este tiempo para terminar el proceso de construcción. Toma en cuenta que este proceso toma tiempo, ya que puede demorarse hasta 113 días. Al igual, si cuentas con un establecimiento es necesario que tramites un permiso para comercio establecido; éste te dará autorización de vender o ejercer alguna actividad comercial en propiedad privada.