Hace poco estábamos dando una asesoría a un dueño de negocio PYME, hablábamos de las frustraciones que vive en el día a día dentro de su empresa, y nos comentaba que había muchas de ellas pero una particular era la que le estaba quitando el sueño, nos decía: “Me frustra no tener la información en el momento clara y precisa sobre nuestros inventarios. Tengo que trasladarme a la bodega a contar físicamente lo que tenemos de producto. Mi empresa se ve afectada porque no podemos tener la información real en el momento solicitado de cuantas piezas tenemos. Esto afecta la operación de la empresa debido a que no sabemos si hay faltantes o excedentes esto genera pérdidas de nuestro capital. Al momento que alguien de la empresa me pregunta cuantas piezas hay de un modelo en específico no se el inventario real. Y es cuando en ese momento empieza la frustración porque tengo que trasladarme a las bodegas y esto implica: pérdida de tiempo, gasolina y estrés en el tráfico.”
Lo escuchamos con atención y le preguntamos, y ¿qué crees que esté causando esta falta de control sobre tus inventarios? Entonces empezó a sentirse culpable creyendo que él era la causa, le pedimos que descartara esa opción así que inmediatamente dijo, ah! Ya sé, el culpable es mi ayudante y la persona de compras, porque no me avisa a tiempo de lo que compra y de si ya lo enviaron a bodega. Entonces le explicamos que ni uno ni lo otro, que todo el tema era acerca de la falta de procesos / sistemas. Normalmente las personas dirigimos las frustraciones hacia el interior, o sea hacia nosotros mismos, o las dirigimos hacia afuera, o sea hacia los demás, así que le pedimos que la replanteara hacia procesos / sistemas. Él se sintió aliviado y me dijo: a ver, ¡todo esto suena muy interesante!
Le hicimos varias preguntas como:¿Qué tipo de proceso / sistema eliminaría esa condición frustrante? ¿ Cómo se ve tu empresa afectada por esa frustración? ¿Cuándo se presenta dicha frustración? ¿Cuál es el costo asociado a esta frustración?, etc. etc.
Una vez que fue contestando estas preguntas tradujimos la condición frustrante en una solución genérica basada en un proceso o sistema. Para este punto el dueño de la PYME estaba ¡más emocionado! Así que le preguntamos si en verdad deseaba remediar esa frustración o prefería vivir con ella, a lo cual respondió que sí estaba firme en su compromiso de eliminarla.
Después de esto comenzamos a enseñarle como diseñar el proceso / sistema, siguiendo de manera detallada y paso a paso un formato para documentación de procesos para PYMEs.
El proceso de frustraciones clave cumple dos objetivos. Le enseña al dueño de la PYME la habilidad básica de un Gerente: el pensamiento sistémico, y le posibilita lidiar con las frustraciones de su empresa de manera que las elimine de raíz y estandarice los procesos de su empresa.
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