La gestión administrativa y control financiero son actividades que sirven para organizar, sistematizar y brindar la información necesaria para la toma de decisiones.
Ponerle atención es indispensable ya que es la forma más efectiva que tienen los negocios de poder garantizar su permanencia, asegurando la optimización y buen aprovechamiento de los recursos que tienen -o no- a su alcance.
De forma general, esto implica conocer a detalle la información de su negocio de forma acertada, actualizada y confiable, con la finalidad de tener mayor visibilidad y control para potencializar áreas de mejora e impulsar la prosperidad de un negocio.
En la medida en que el tiempo y la tecnología avanzan, surgen nuevas herramientas, por lo que la practicidad para realizar tareas administrativas es cada vez más amplia.
Elementos básicos para el control financiero:
1.- Reportes de estados financieros
Permiten identificar ingresos y egresos durante determinado tiempo, considerando variables como frecuencia y montos.
2.- Identificación de sus cuentas por cobrar
Es el dinero que se le debe a su negocio. Usualmente deriva de clientes que contratan o adquieren los productos o servicios y lo retribuyen a través de un pago, que puede ser constante o no.
3.- Seguimiento a cuentas por pagar
Contrario a las cuentas por cobrar, éstas implican el seguimiento de los recursos que el negocio debe a terceros. Dentro de la lista pueden encontrarse proveedores, socios y servicios contratados para la operatividad. Preferentemente, no deben rebasar los ingresos.
Para apoyar en tareas como esta tarea, plataformas como QuickBooks permiten generar reportes y recordatorios automatizados de pago, con los que dar seguimiento es una tarea más sencilla.
4.- La facturación
Elaboración sistemática de comprobantes que respalden los cobros y pagos realizados. De este modo, de conformidad con las normas gubernamentales, se garantiza la rendición periódica de cuentas a través de documentos que sustenten el estado financiero.
Una de las grandes ventajas del desarrollo tecnológico es que, en la actualidad, realizar tareas de administración y facturación desde una misma plataforma ya es posible.
Esto permite a los emprendedores ahorrar tiempo y lograr mayor visibilidad del completo estado de sus recursos en un solo lugar.
5.- Auxiliarse de la contabilidad
Proporciona la metodología para el fácil seguimiento a la recolección, clasificación y análisis de la información de un negocio. Además, proporciona los elementos necesarios para mantener la armonía no solo al interior del negocio sino con la normatividad que lo rige.
Contando con que no siempre cuentan con formación en contabilidad, hay plataformas que permiten simplificar estos procesos, optimizando la relación con el contador y facilitandoles las tareas.
La principal labor que enfrentan los emprendedores es hacer de ésta una práctica mucho más estratégica que les permita una sistematización automática de su información.
¿Por qué sí a la tecnología para la administración?
Anteriormente, realizar estas tareas requería de cerca de 15 horas al mes en tareas administrativas, según una encuesta realizada por QuickBooks.
Esto, en realidad, se traducía en una capacidad y herramientas limitadas que tenían los dueños de PyMEs y emprendedores para poner atención en aspectos más estratégicos para sus negocios.
Hoy, nos encontramos en tiempos en los que administrar un negocio y controlar sus finanzas es tan accesible como pedir un taxi, comida a domicilio o rentar una película desde un teléfono inteligente.
Existen plataformas que buscan ser el mejor aliado de las pymes y emprendedores mexicanos para realizar distintos procesos administrativos y contables, desde la nube y en cualquier lugar.
Los beneficios de una nueva forma de trabajo
Con el surgimiento de esta nueva industria de sistemas para el control y administración financiera al alcance de un clic y a un costo accesible, pequeños y medianos empresarios, pueden tener el control de sus finanzas, identificar las acciones que lo han hecho rentable.
El objetivo de esta forma de trabajo todo en uno es simplificar procesos y ahorrar hasta 15 horas de talacha en tareas administrativas.
Tiempos en el que los emprendedores pueden usar su creatividad e ingenio, para explorar estrategias o alternativas de crecimiento para definir el rumbo de su negocio.
