Charles Plumb voló 75 misiones como piloto de combate durante la guerra de Vietnam. En la última, su avión fue destruido por un misil. Plumb alcanzo a detonar el paracaídas de emergencia y se salvo. Años después él estaba sentado en un restaurante, cuando un hombre que no conocía le dijo “¡Eres Plumb! Volaste aviones de combate en Vietnam, Recuerdo cuando fuiste derribado…” “¿Cómo sabes eso?”, dijo Plumb. “Yo empaqué tu paracaídas”, le contestó el hombre.
Mientras Plumb lo miraba sorprendido, el hombre sonriendo dijo “Bueno, supongo que funcionó”. Esa noche, Plumb no pudo conciliar el sueño pensando en el marinero que habría preparado cada parte de su paracaídas. Aunque era parte de su rutina sistematizada, todo el tiempo sostenía en sus manos el destino de alguien que quizá nunca conocería.
¿QUIÉN EMPACA TU PARACAÍDAS?
Al hacer una analogía con una empresa, podríamos decir que constantemente tenemos en nuestras manos la vida de la organización. No importa que trabajo hagas, es seguro que al no hacerlo o hacerlo inadecuadamente impactarás a una persona o una área. Es aquí donde toma relevancia el tener sistematizados tus procesos, de manera que puedan ser una “receta” clara para la persona que ejecuta el trabajo. Sistematizar procesos puede sonar complejo; sin embargo, lo que requieres hacer es redactar cada uno de los pasos que conforman una actividad.
El punto de partida para diseñar un sistema empresarial es definir el resultado exacto que desea que produzca el sistema. Los errores pequeños en un sistema se magnifican en los sistemas subsecuentes a él. Diseñe el sistema en el mismo lugar donde se va utilizar. Esto no es un ejercicio teórico, se trata de la vida real. Un sistema no está completo hasta que se ha documentado en un plan de acción. ¡Póngalo por escrito!
Por ejemplo, en nuestra experiencia nos hemos topado con dueños de PYMEs cuyos procesos dependen de personas y no de sistemas. Recuerdo el caso de un dueño de PYME que ayudamos cuyo reporte de ventas era generado por Juanito Pérez quién ese día en particular faltó, entonces el reporte fue solicitado a Mario González quién solo conocía el formato de Excel pero no tenía idea de cómo llenarlo adecuadamente, por lo tanto presentó un reporte equivocado y así lo mandó al área de finanzas, quien con esta información tomó decisiones que impactaron al negocio provocándole pérdidas en ventas. De haber existido un sistema para la generación de este reporte, se hubieran evitado las pérdidas ocasionadas.
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