¿Qué tan larga es tu lista de pendientes? ¿Es de una o dos páginas o podrías usarla para tapizar tu oficina? Si eres como la mayoría de los empresarios, tienes una (o varias) que, no importa cuántas horas de trabajo les dediques, parecen nunca ser factibles. Esto se debe a que muchos mantienen una lista de pendientes organizada por fecha de entrega y se enfocan en los más apremiantes. Este método tiene sentido, pero está mal.
La mejor manera de ser productivos no es dándole prioridad a los plazos, sino a lo que más importa. Y hay solamente dos tareas que cumplen este requisito: las que, cuando han sido realizadas, dan dinero a la compañía o las que garantizan que el cliente terminará feliz.
Las personas se sienten obligadas a terminar ciertos pendientes sólo porque están en la lista, especialmente si se acerca un plazo. Pero, ¿de qué sirve tacharlo de tu to-do list si no te ayuda a ganar dinero o a emocionar a tus clientes?
Un flujo consistente de efectivo es el alma de tu negocio, así que si puedes ganar dinero en los próximos 30 días al tachar una de las tareas de tu lista, entonces es una prioridad. Los clientes felices también te hacen ganar dinero ya que están dispuestos a seguir haciendo negocios contigo y recomendarte con otros potenciales clientes, que es el método de marketing más efectivo (y que no puedes comprar). Ellos son prioridad también. ¿El resto? No lo son tanto.
Aquí te presento cómo convertir tu lista de pendientes en una máquina de hacer dinero:
- Hazla a mano y en papel. Por más que te guste ese sofisticado software de productividad, tener tu lista en una computadora puede causar que te distraigas o pierdas mucho tiempo en agrupar tareas por colores. Y lo más importante, la mayoría de los programas que he utilizado se enfoca en las fechas de entrega y porcentajes, lo que está mal. Así que saca esa buena y confiable hoja amarilla con rayas y empieza.
- Crea dos columnas: una con la etiqueta “tipo” y otra con la de “tarea”. En la segunda, anota todo lo que necesitas para terminar.
- En la columna “tipo”, escribe un signo de dólar o peso junto a cada tarea que, una vez completada, traerá dinero en los próximos 30 días. Después, poner una carita feliz a lado de cualquier punto que, cuando esté terminado, haga felices a tus clientes. Ahora, ya tienes una lista de las tareas importantes, una que puedes manejar y que, al estar concluida, dejará un impacto positivo e inmediato a tu negocio.
- Empieza a marcar tareas con signos de dólar o pesos y con caritas felices. Cuando empieces a trabajar en una, resáltala. De esta forma, si te distraes por usar el teléfono o revisar tu correo electrónico, o alguno de tus 537 amigos de Facebook te mandó un mensaje, puedes volver a tu lista con los resaltados. Cuando termines una tarea, puedes tacharla y seguir con la siguiente carita feliz o signo de dólar.
- A medida que avanza el día, nuevos pendientes comenzarán a aparecer. Anótalos tan pronto surjan en tu cabeza para que puedas regresar a tu tarea sin preocuparte de tener que recordar pensamientos fugaces o distraerte contemplando cómo completar ese pendiente. Al final del día, revisa los nuevos elementos de la lista y, si procede, agrega un signo de dólar o peso y una carita feliz.
Este simple método se ha convertido en la estrategia de productividad más eficiente que he empleado. Mejora continuamente mi negocio porque estoy haciendo dinero y satisfaciendo a mis clientes. Si el dinero está fluyendo y mis consumidores están felices, ¿a quién le importa si nunca completo las otras tareas?
Este próximo año, resuelve nunca sacrificar lo que es importante por el bien de que es “urgente”.
