Hace poco estábamos platicando con un emprendedora / dueña de una PYME del manejo de su tiempo. Ella tal cual nos dijo: “¡uy no mis días son todos diferentes!, es imposible que yo pueda llevar un calendario, es más, nunca me despierto a la misma hora”. Nuestra respuesta fue: “a ver, vamos a ver, por ejemplo hoy, ¿a qué hora despertaste?… luego, ¿qué hiciste?”
Ella, además de emprendedora, es una gran atleta, amante del deporte, por lo que también es maestra de spinning, así que, una vez que se levantó y desayunó, fue a dar su clase. Esa fue la primera pista: una clase tienes que darla ¡siempre a la misma hora y el mismo día de la semana!
“¡Ah pues si!” fue lo que nos dijo sorprendida. De ahí, continuamos con sus actividades del día, vimos que efectivamente había cosas que sí podía programar como rutinas para cada día de la semana. Cuando llegamos a la hora de la comida nos dijo: “mmm no, aquí si ni para que ponerlo, siempre como enfrente de la computadora mientras respondo correos”, nosotros le preguntamos: “¿y eso te gusta?, la respuesta fue: “ni siquiera lo había pensado pero creo que no” entonces le respondimos: “¿y qué tal si estableces un horario para comer, aunque sea media hora para que puedas disfrutar en paz tu comida?”
La emprendedora nos dijo: “pero, debería ser obvio tener una hora para comer”, “si”, le respondimos, “pero sino la calendarizas no vas a poder tenerla cuando tú quieres y como tú quieres…” y así fuimos programando todas sus actividades, incluidos los traslados a sus citas.
Pudimos programar por ejemplo, que los martes tenga todas sus actividades al sur de la ciudad, los miércoles sólo para juntas y asuntos de producción, agendamos juntas con sus colaboradores que, aunque son pocos pudo ver la importancia de dedicarles un tiempo específico a cada uno de ellos.
Pusimos colores diferentes para cada área de la empresa y para sus actividades personales, incluso las deportivas Fue increíble como de una persona que aparentemente todos sus días eran tan diferentes pudimos crear un calendario bastante ordenado, al final de la sesión estaba muy entusiasmada, nos comentó: “me gusta mucho ver que puedo organizar mi tiempo, sobre todo para incluir las cosas personales que me gustan”.
El llevar un calendario de manera efectiva es una herramienta INCREIBLEMENTE poderosa, puede duplicar, triplicar o más tu productividad. De los miles de libros y cursos que se han escrito en los últimos 100 años sobre administración del tiempo y productividad todos coinciden en algo: TIENES QUE LLEVAR UNA AGENDA, UN CALENDARIO.
Un calendario es un documento dinámico que está cambiando constantemente: alguien te cambia una cita y puedes reorganizar fácilmente si lo tienes en una aplicación electrónica como google, Outlook, etc. que puedas llevar incluso en tu teléfono móvil.
Poco a poco irás aprendiendo más sobre el manejo, por ejemplo, que tal vez le asignas muy poco tiempo a tareas que duran más, llevar un calendario eficiente es un hábito, una práctica que mejora cada vez que lo intentas y que puede tener un impacto en tu productividad BRUTAL.