Uno de los principales factores que afecta la productividad en el trabajo es la constante presencia de distractores que alentan los procesos y reducen la motivación.
Impulsar la productividad laboral se trata de reducir las fricciones y eliminar las barreras para que las personas puedan concentrarse realmente en lo que importa y los resultados se presenten de manera más rápida y efectiva.
De acuerdo con un estudio encabezado por Google:
- 71% de los empleados pierden tiempo cada semana por juntas innecesarias
- 69% dedica aproximadamente una hora diaria cambiando de una app a otra
- 40% de los trabajadores dijo que gasta cerca de un cuarto de su día realizando tareas repetitivas.
Llevando esto a un ejemplo en específico, ¿cuántas veces no has estado trabajando en un documento y te das cuenta que es una versión anterior cuando ya llevas más de la mitad?
Esto es uno de los problemas más comunes que hay en las organizaciones y que provoca estrés, frustración y confusión en los proyectos.
Una de las ventajas de trabajar con herramientas nativas de nube, como G Suite, es que este tipo de problemáticas se pueden evitar y además se obtiene mayor rapidez al completar tareas, accesibilidad y colaboración de parte de más personas en la empresa.
¿Cómo sacarle más provecho a la tecnología?
Comparte los documentos. Compartir los documentos con otras personas dentro de la organización ayuda a hacer el trabajo más rápido, ya sea que puedan estar trabajando en el mismo documento al mismo tiempo, o que lo puedan revisar en tiempo real y hacer cambios oportunos.
Trabajar en nube también permite saber quiénes han visto el documento y cuándo, a través del botón de actividad, o bien permite elegir qué tipo de permisos tiene cada persona que entra al documento: permisos de edición, de sugerencia o de visibilidad únicamente.
Utiliza notificaciones
Trabajar en línea es trabajar en tiempo real por lo que no es necesario esperar hasta entrar al documento nuevamente para saber si hubo algún cambio.
En Sheets, por ejemplo, es posible activar notificaciones para saber en cuanto se haga un cambio, lo que agiliza el proceso de revisión de un proyecto. En la herramienta de notificaciones se pueden personalizar las reglas de los avisos.
Todas las versiones en un mismo documento
Una de las razones por las que se hacen varias versiones de un mismo documento es para no perder información y poder retomarla más adelante en caso de haberla borrado. No es necesario tener más de un documento.
En las herramientas de G Suite solo es necesario dar clic en el botón de ver el historial de versiones para tener visibilidad de todos los cambios que se han hecho y restaurar versiones anteriores en caso de ser necesitarlo.
Aprovecha la inteligencia artificial
Una de las ventajas de la Inteligencia Artificial es que agiliza aquellos procesos que podrían ser muy rutinarios, pero que quitan tiempo.
Nuevas herramientas en Gmail como Smart Compose lo hacen más fácil, esta herramienta busca predecir lo que la persona está escribiendo para auto-completar las oraciones sin necesidad de que las teclee. Hasta el momento, ya ha ayudado a las personas a teclear hasta 2,000 millones de caracteres menos por semana.
