¡Asegúrate de mejorar!
Lo que no se puede medir no se puede mejorar, es una frase conocida y que consideramos real, pero que pocas veces sabemos cómo aplicar. Entendemos la importancia de la medición pero, ¿dónde empezar? Luego, en el caso específico de los procesos se vuelve más difícil aún ¿Cómo evaluar procesos?
La mayoría de nosotros hemos oído hablar de los proceso de calidad como ISO 9000 y algunos por el estilo pero también pensamos que en el caso de nuestras Pymes (Pequeñas y Medianas Empresas), nos quedan “grandes” esos sistemas, por no decir que es “impensable” pagar una certificación o un asesor. La buena noticia es que sí hay una manera sencilla y no costosa de revisar procesos en las Pymes:
- Empecemos por tener un documento Excel donde lleves el índice de todos los documentos, procesos, formatos, manuales, registros, etc. que tengas documentados en tu empresa.
- Siguiente: cada cierto tiempo (ser recomienda cada 4 meses) establece una cuota de mejora sobre los procesos documentados en tu empresa. Esto es que cada 4 meses todos deberán revisar los procesos documentados de sus áreas correspondientes y proponer una mejora. Esto los obligará internamente a siempre revisar los procesos documentados. En revisiones posteriores se debe monitorear el seguimiento a esa mejora. ¡No necesitas hacer una auditoria externa! se pueden revisar entre departamentos para que la revisión sea lo más neutral posible, por ejemplo, el departamento de finanzas puede revisar los procesos del departamento de operaciones y éstos pueden revisar los procesos de recursos humanos.
Con esta sencilla pero muy importante revisión periódica nos aseguramos de varias cosas:
- Primero, los colaboradores se sienten involucrados y participan activamente proponiendo mejoras a los procesos que ellos mismos usan.
- Segundo, damos seguimiento a las mejoras, ¿cuántas veces no hemos escuchado excelentes propuestas en juntas interminables a las que después nadie da seguimiento?.
- Tercero, te aseguras de no tener sistemas obsoletos o desactualizados.
- Y cuarto punto y muy importante: nos aseguramos de que los procesos, manuales, etc. se estén realmente usando y no estén guardados en una carpeta en un estante.
Asegúrate de mejorar, revisando y midiendo todos tus procesos al menos cada cuatro meses en tu empresa.
