Al entrevistar emprendedores nos hemos topado con que la mayoría batalla en administrar de manera óptima su tiempo. Una de las principales razones por las que no se logra es que queremos ser multitasking (multitareas).
Existen varias técnicas comprobadas para ser más productivo y evitar el multitasking lo que genera que se aproveche el tiempo al máximo.
Algunas de ellas sugieren que para lograrlo hay que seguir una rutina de trabajo, donde planees bien tu día con anticipación, por lo menos una semana antes planea lo que harás, de esta manera solo tendrás que repasar tu lista un día previo y modificar lo que se haya añadido o delegado.
A continuación enlisto algunas recomendaciones y técnicas que te ayudarán a ser más productivo:
Prioriza tu lista de tareas:
- Constantemente repasa tu misión para saber cómo priorizar la lista de actividades que te llevarán a cumplirla.
- No todas las tareas son igual de importantes, de hecho solo pocas tareas de tu lista tendrán un impacto profundo y son a las que les debes dar la más alta prioridad.
- El economista italiano Vilfredo Pareto desarrolló el modelo ya establecido como ley universal, donde el 80% de tus resultados son a causa del 20% del trabajo. Enfócate en las tareas que te harán lograr la mayor proporción de resultados.
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Hacer las tareas complicadas, pero sin dejar de lado lo importante:
- Pasamos alrededor de 13 horas a la semana respondiendo correos, si esto es lo primero que haces en el día te va consumir mucho tiempo, por ello, trata de invertirlo en actividades más importantes.
- A veces las tareas más complicadas son las que más importan. En lugar de estar preocupados todo el día por esa actividad es mejor hacerla al principio del día, momento en el que tu mente está fresca y puedes resolverlo más rápido. Haciendo esto primero, hará que el resto de tus tareas parezcan mucho más fáciles, por lo que, serás capaz de enfocarte mejor porque no estarás pensando en esa tarea “incómoda”.
- En el libro Siete Hábitos de Covey dice; “la mayoría de nosotros invertimos mucho tiempo en lo que es urgente y no suficiente tiempo en lo que es importante”, por eso al priorizar tu lista de tareas te ayudará a saber que hacer primero.
Pon todo en tu agenda
- Otra de las técnicas que funciona para ser más productivo es tener una agenda que te ayude a evitar el multitasking y a priorizar tus juntas, actividades y hasta temas personales.
- Procura agendar hasta el día del mes o de la semana que ves y/o convives con tus familiares, así te aseguras de encontrar el balance y saber cuando tienes que dejar el trabajo de lado para estar con tu familia.
- Es muy importante hacer ejercicio para que estés activo todo el día y es recomendable tenerlo en la agenda porque te genera compromiso ya con el espacio asignado en tu día.
- Muchas veces olvidamos incluir actividades importantes como prospectar y vender, en ocasiones te enredas en juntas y otras tareas triviales y se te olvida que vender es parte fundamental de tu negocio.
Evita el multistasking
Ahora lo más importante, es seguir tu plan sin distraerte, sin caer en el multitasking. Hoy en día, hay tantas distracciones con la tecnología que es muy fácil distraerse al querer hacer varias cosas a la vez.
Un neurocientífico de la Universidad de Stanford, Dr. Eyal Ophir, comprueba en sus estudios que nuestro cerebro es incapaz de enfocarse en múltiples cosas simultáneamente.
Lo que hace tu cerebro es simplemente cambiar el enfoque de su atención entre varias tareas en cierto momento. Cuando tu cerebro tiene que hacer el “switch”, su desempeño sufre, causando que seas menos eficiente en la tarea que estás actualmente ejecutando.
De igual manera, en un estudio en Harvard, examinaron la relación entre multitasking y el desempeño académico. El estudio reveló que nuestras funciones cognitivas, especialmente en nuestra memoria, se ven limitadas cuando estás haciendo multitasking.
Técnicas para ser más productivo y no caer en el “multitasking” :
Pon tu celular en modo avión
- Aunque suelas no responder el celular cuando estás ocupado, poner en modo avión no te distraerá en voltear a ver que alguien te está llamando.
Privacidad en tu lugar de trabajo
- Cierra la puerta de tu oficina y pon un letrero para que sepan que estás ocupado.
- Una de las técnicas que puede ayudar a ser más productivo y que puedes utilizar para lograr privacidad es usar audífonos en espacios abiertos y avisar a tu equipo que estarás concentrado en algo importante.
- Por último, si crees esto no lo solucionará, busca un espacio donde puedas tener la privacidad necesaria para trabajar.
Restricción de tu tiempo en redes sociales
- Utiliza auto-bloqueos en sitios como redes sociales durante ciertas horas del día para prevenir la tentación.
- Ya existe la opción de limitar tu uso en redes sociales desde la configuración de las apps de Instagram y Facebook o bien puedes bajar apps que te ayuden con esto.
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Meditar todas las mañanas
- Aunque no lo creas, si empiezas a meditar, en cuestión de días te sentirás presente y enfocado durante la mayor parte del día. Además, hay múltiples estudios que muestran que mejoras tu salud, atención y estabilidad emocional.
Saber decir que no
- Hay que saber rechazar las tareas que no son importantes para así enfocarte en las que sí son y sacar la vuelta a distractores como proyectos que te lleguen que no aportan a cumplir tu misión y te hagan ser multitasking.
Delegar
- Hay que buscar las tareas que son delegables y no requieran que tu estés ahí, o bien, actividades importantes que alguien de tu equipo hace mejor que tú.
En conclusión, el secreto para ser más productivo es tener una vida disciplinada, formando hábitos importantes que sabes que te llevarán a cumplir tu misión, sin comprometer tu vida personal. Por eso es clave seguir tu plan semanal.
Si tu agenda dice que es hora de vender ¡VENDE!, si es hora de estar con tu hijo ¡ESCÚCHALO! y ¡ENFÓCATE! al 100% en la actividad que escogiste con previo análisis en tu agenda, sin importar que el que estés enfocado en una sola cosa, ocasione algo de caos en otras áreas así que debes relajarte y dejarlas pasar.
